10 червня 2026 року в Україні закінчується законодавчо встановлений термін переходу на електронні трудові книжки. Вони були запроваджені у 2021 році. У межах переходу на електронні трудові книжки триває процес оцифрування паперових трудових книжок.
Радіо Свобода пояснює, як самостійно оцифрувати трудову книжку та що робити, якщо не встигли це зробити у встановлені терміни.
До повномасштабного вторгнення Росії до України В’ячеслав жив і працював у нині окупованому Маріуполі. Розповідає:
«Я свою трудову спеціально вивіз з окупації, але потім, як я зайшов у застосунок Пенсійного фонду, виявилося, що в мене все давно оцифровано. Був здивований. Копійка в копійку відрахування. Як я з’ясував на роботі, Донеччина першою почала оцифровувати ці книжки, бо був навіть лист на підприємства стосовно цієї ситуації, щоб все це прискорено було».
Загалом процес оцифрування паперових трудових книжок в Україні триває з 2021 року – від моменту запровадження електронних трудових книжок.
Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки. У ній відображається уся наявна інформація про набутий стаж, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються у складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Перехід від паперових до електронних трудових книжок був запланований на п’ять років і закінчується 10 червня 2026 року. До цього терміну до Пенсійного фонду мали бути подані сканкопії паперових трудових книжок за період до 1 січня 2004 року.
У 2003 році закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» запровадив поняття «страховий стаж». І відповідно на вебпорталі Пенсійного фонду України він розраховується з 1 січня 2004 року. До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується в загальний страховий стаж працівника.
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка?
Перевірити, чи оцифрована трудова книжка, можна у мобільному застосунку Пенсійного фонду України (далі – ПФУ) або ж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ за посиланням portal.pfu.gov.ua
Зайти в особистий кабінет можна кількома способами:
- за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: «ПриватБанк», «Укрсиббанк», ПУМБ, «Альфа-Банк», «Креді Агріколь Банк» тощо;
- за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
- через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
- за допомогою «Дія.Підпис».
Після авторизації відповідні дані щодо трудової діяльності можна побачити в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Вони зберігаються в розділі «Електронна трудова книжка», що розташований ліворуч на головній панелі кабінету.
Для ознайомлення із записами трудової книжки потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК». Вона має кілька закладок:
- «Записи трудової книжки», де відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців;
- «Відцифрована ЕТК» – дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини, відповідно до наданої сканованої трудової книжки;
- «Сканкопії трудової книжки».
Якщо людина працює, то оцифрування і передачу сканкопій паперової трудової до Пенсійного фонду України проводять за місцем роботи.
«У нас на роботі відділ кадрів оцифровував. І так, на порталі ПФУ є всі-всі дані. Навіть там є колись мій давній підробіток, про який я і забув, хоч і оформлювали мене офіційно», – каже запоріжець Сергій.
Оцифрувати і передати свої дані до Пенсійного фонду України можна і самостійно через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Як самостійно оцифрувати трудову книжку?
Сканкопії паперової трудової книжки, які подаються через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, мають відповідати низці вимог:
- повинні бути кольоровими;
- необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- зображення на сканкопіях має бути чітким та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Для підтвердження стажу також можуть оцифровуватися і подаватися такі документи, як військовий квиток, диплом (свідоцтво, атестат) про очне навчання разом із додатком, свідоцтво про народження дитини. У разі зміни прізвища, імені чи по батькові необхідно подати документи, що підтверджують зміну персональних даних – як-то свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені.
Оцифровану трудову книжку та інші документи можна подати до Пенсійного фонду України через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ так:
- авторизуватися на вебпорталі електронних послуг ПФУ (вище в тексті описано, як це зробити);
- зайти у розділ «Комунікації з ПФУ» (розташований ліворуч на головній панелі особистого кабінету);
- у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Відомості про трудові відносини». У вкладці міститимуться персональні дані особи, зокрема прізвище, ім’я, по батькові, серія і номер паспорта. У разі якщо такі дані не підтягнулися автоматично, потрібно їх заповнити та надати згоду на передачу й обробку персональних даних.
- через спеціальну кнопку «Додати файл» завантажити оцифровані копії у хронологічному порядку та натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
З результатами опрацювання відправлених на розгляд до Пенсійного фонду документів можна ознайомитися у розділі «Мої звернення» (ліворуч на головній панелі особистого кабінету).
Оцифрував документи, але не отримав відповідь ПФУ
Описаною вище процедурою самостійного подання документів до Пенсійного фонду України скористався запорожець Ігор. Ділиться власним досвідом.
«У мене на заводі оцифрували. Але без даних про навчання у виші. Я спробував додати цю інформацію сам через портал. З 11 березня і до сьогодні – все ще статус «в роботі», – розповідає чоловік.
У Пенсійному фонді України на запит Радіо Свобода повідомили, що документи, які вже подано на оцифрування, повторно сканувати та знову подавати до ПФУ потреби немає.
У відомстві зазначають, що повторно доцільно подати лише ті документи, в результаті опрацювання яких виявлені певні недоліки, як-то низька якість зображення, неповне відображення тексту документа та/або його реквізитів. Як пояснили у Пенсійному фонді України, повідомлення про таку необхідність розміщується в особистому кабінеті страхувальника чи застрахованої особи (залежно від того, хто подавав скановані копії) на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, у розділі «Мої звернення».
Що робити тим, хто не оцифрував документи до 10 червня?
У Пенсійному фонді України на запит Радіо Свобода повідомили, що «після завершення перехідного періоду для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та опрацьовувати скановані копії документів для формування електронних трудових книжок, а також враховувати при призначенні пенсії періоди стажу, набутого до 1 січня 2004 року, на підставі оригіналів паперових трудових книжок».
У відомстві зазначають, що «у випадках, коли людина не може отримати інформацію про стан оцифрування відомостей про свою трудову діяльність через електронні сервіси Пенсійного фонду України або не може самостійно відсканувати та завантажити документи, вона може це зробити у сервісному центрі головного управління Пенсійного фонду України».
У Пенсійному фонді України також наголошують, що чинним законодавством не передбачено відповідальність у разі неподання протягом п’ятирічного періоду відомостей для формування електронної трудової книжки.
Як повідомили у Пенсійному фонді України на запит Радіо Свобода, станом на 20 травня 2026 року з часу набрання чинності законом № 1217, яким визначено п’ятирічний перехідний період для включення Пенсійним фондом України відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб, на оцифрування подано 11,34 мільйона сканкопій трудових книжок, з них 6,46 мільйона – страхувальниками, 4,88 мільйона – застрахованими особами.
Загалом же, за даними Пенсійного фонду, упродовж місяця фахівцями Пенсійного фонду України оцифровується понад 255 тисяч сканкопій трудових книжок: один спеціаліст, який задіяний у процесі оцифрування трудових книжок, упродовж робочого дня опрацьовує в середньому близько двох десятків сканкопій трудових книжок.
Форум